Comment faire une conférence ?

La conférence est un outil de communication qui peut vous servir à promouvoir votre image de marque, améliorer votre visibilité, etc. Mal préparée, elle peut être contre-productive et se transformer en catastrophe. C’est pourquoi, de la préparation à l’après conférence, en passant par le déroulement, l’organisation de votre conférence doit être sans faille. Mais comment donc s’y prendre ? Quelles sont les étapes cruciales ? Comment faire une conférence ?

Comment organiser une conférence ?

La préparation passe par l’accomplissement d’un certain nombre d’étapes. Vous devez donc :

• Fixer un objectif

Savoir avec exactitude pourquoi vous organisez la conférence vous permettra de choisir un thème pertinent, non seulement pour vous-même, mais aussi pour votre auditoire. Vous pourrez aussi déterminer le type de conférence qui conviendra le mieux, ainsi que chacune des étapes à franchir pour assurer un succès franc à votre événement.

• Fixer une date

Choisissez une date pour la tenue de votre conférence plusieurs mois à l’avance. Évitez qu’elle ne se trouve en concurrence avec d’autres événements comme les élections, les rendez-vous sportifs importants, etc.

• Choisir un lieu

Fixez le lieu où vous animerez la conférence. En tenant compte de vos objectifs, attentes et exigences, choisissez entre un site intérieur et un site extérieur, facile d’accès. Pour le site intérieur, vérifiez qu’il dispose d’un parking. Quant au site extérieur, prévoyez un abri pour le cas où il y aurait des précipitations soudaines.

• Les intervenants

Contactez les autres intervenants assez tôt, surtout s’il s’agit de personnes à l’agenda chargé. Afin de les accoutumer au thème de la conférence, vous devrez leur fournir l’intitulé exact, l’identité des autres participants, et le rôle exact que vous souhaitez leur attribuer.

• Parlez-en

Communiquez sur l’évènement. Vous pouvez utiliser les communiqués ou dossiers de presse, les réseaux sociaux, les banderoles et prospectus. Vos supports de communication doivent renseigner sur le programme de la conférence, les noms des intervenants, etc.

• Le budget

Le budget doit tenir compte de la durée de la conférence, de son importance, du salaire des intervenants, de la logistique, etc. N’oubliez pas la rubrique des imprévus.

Comment bien débuter une conférence ?

Plusieurs procédés sont proposés pour débuter une conférence.

• La personnalisation

Ce procédé vise à convaincre chaque participant que le conférencier s’adresse à lui personnellement. Pour ce faire, le participant doit se reconnaître dans ses propos. Il vous revient donc en tant que conférencier de vous informer en amont sur le profil de votre auditoire.

• La phrase percutante

Elle consiste à introduire son propos par une déclaration qui marque les esprits, qui peut être frappante, voire même choquante.

• La question

L’entrée en matière par une question vous permet d’interpeller tout de suite votre auditoire. Vous forcez ainsi leur attention et questionnez leur responsabilité. Habilement utilisé, ce procédé vous permettra d’enchaîner avec le thème de votre conférence en apportant un développement à la réponse à votre question introductive.

Comment faire une conférence téléphonique ?

Organiser une conférence en ligne passe par plusieurs étapes.

Utiliser votre smartphone

• Lancez le premier appel;
• Dès que vous êtes mis en contact, tapez sur ajouter un appel pour mettre le premier en attente et lancer le deuxième appel;
• Appuyez sur fusionner les appels. Ajoutez autant de participants que votre opérateur vous le permet.

Utiliser les services d’un opérateur

La plupart des opérateurs mobiles vous permettent de faire des conférences audios ou vidéos impliquant plusieurs participants.

• Choisissez-en un;
• Une fois les formalités remplies, les informations utiles vous seront fournies (mot de passe, autorisations, etc);
• Faites des tests avant, surtout si vous êtes à vos débuts avec ce type de matériel;
• Planifiez votre conférence et invitez les participants;
• Retirez-vous dans un endroit calme. Faites le contrôle de présence et commencez votre prise de parole.

Comment faire une vidéo conférence ?

Deux procédés sont généralement utilisés pour organiser une vidéo conférence.

Utiliser des logiciels de type professionnels

• Réservez une salle de réunion virtuelle;
• Envoyez les paramètres de connexion aux différents participants. Il s’agit du numéro de la salle virtuelle, du mot de passe, de l’heure et de la date de début de connexion;
• Aux date et heure retenues, les participants pourront se connecter à la salle et démarrer la réunion virtuelle.

Utiliser skype, facebook, hangouts, etc

• Sélectionnez un correspondant de son carnet d’adresse qui a le même logiciel visio;
• Appuyez sur le bouton appeler en visio;
• Dès que l’interlocuteur décroche, la relation est établie.